IT аутсорсинг – что это такое и кому доверить?

Нанимать в компанию штат IT-сотрудников или делегировать все задачи специализированной компании, у которой уже есть все необходимые специалисты? Рано или поздно подобный вопрос становится перед любым руководителем в практически любой сфере деятельности, ведь без компьютеров, интернета и всего прочего, что емко называют информационными технологиями, теперь никуда. Попробуем максимально просто объяснить, что такой IT аутсорсинг, как выбрать подходящего аутсорсера и что ему лучше не доверять.

Что такое IT аутсорсинг?

Аутсорсинг – это передача определенных задач исполнителям, которые не работают в штате компании. Самый простой пример аутсорсинга – это уборка помещений (офиса или производства). Сегодня редко кто имеет в штате уборщицу, как раньше. Обычно обращаются в какую-то клининг-компанию или договариваются напрямую с исполнителем о выполнении уборки в определенные дни. Так дешевле, проще и удобнее. В IT почти все то же самое.

IT аутсорсинг – это передачи всех или только некоторых задач в области информационных технологий стороннему (нештатному) исполнителю. Исполнителя называют аутсортером.

Можно нанять фрилансера, а можно поручить дела приличной аутсорсинговой компании с огромным штатом специалистов, квалификация которых позволит решать самые сложные задачи и предотвращать появление проблем. Нанять таких людей в штат очень дорого, а на аутсорсинг – намного дешевле. Лидер российского рынка IT аутсорсинга – компания IBS, которая работает с 1992 года, реализовала массу проектов разной степени масштабности, от разработки и тестирования ПО до стратегического развития. В штате компании более 4000 сотрудников, потому клиенты получают максимально квалифицированную и бесперебойную поддержку. IT специалистам, кстати, тоже будет интересна работа в такой компании, тем более для системных аналитиков есть вакансия. На сайте подробная информация обо всех услугах и карьерных возможностях.

Плюсы и минусы IT аутсорсинга

Каждый руководитель сразу же задаст вполне резонный и справедливый вопрос – зачем использовать аутсорсинг и чем он лучше, чем просто штатный наемный сисадмин, например.

Итак, среди главных преимуществ IT аутсорсинга отмечаем:

• получить максимально качественные и иногда узкоспециализированные IT услуги. Такие услуги часто не способны оказать 1-2 штатных сотрудника, а нанимать узких спецов дорого, да и поиск их долгий. В штате крупных аутсорсинговых компаний есть разные специалисты, в т.ч. «редкие». Тем более айтишники в таких компаниях каждый день встречаются с настолько разными сложными задачами и проблемами, что обладают уникальным опытом, и часто могут не просто решать проблемы, а предугадывать их и не допускать;
• дать сотрудникам больше времени на решение более важных и профильных задач. Если на предприятии есть свои штатные ИТ специалисты, на аутсорсинг можно отдать рутинные задачи, а своим сотрудникам освободить время, чтобы они могли решать критические и/или творческие задачи;
• экономия на оплате труда, организации рабочих мест, обучении персонала (до 50%). Более того, если задачи резко меняются, например, в связи ростом компании, аутсорсинг быстро отреагирует на ваши потребности, предоставляя услуги нужных специалистов;
• специалисты в IT аутсорсинговой компании взаимозаменяемы, т.е. процессы в офисе не остановятся, если сисадмин уехал в отпуск, и к нему невозможно дозвониться;
• круглосуточный мониторинг всей ИТ системы предприятия;
• специалисты аутсорсинговой компании в курсе всех новинок и могут внедрять их в вашу информационную систему. На обучение же своих специалистов придется тратить время;
• высокий уровень ответственности аутсортера, ведь на кону его репутация. В контрактах, к тому же, прописывается система обязательств и штрафных санкций за их невыполнение.

Все это не значит, что IT-специалист в компании не нужен. В большой компании своя IT-служба будет решать критические задачи и отвечать за коммуникацию с аутсорсингом, т.е. выполнять еще и задачи менеджера. В маленькой компании на аутсорсинг можно отдать вообще все задачи.

Естественно, есть и некоторые риски, которые можно считать минусами использования IT аутсорсинга:

• если в штате есть свои компьютерщики, может возникнуть путаница, кто за что отвечает, и все будут переводить стрелки. Выход – заранее четко прописать круг задач и составить грамотное ТЗ;
• риск утечки внутренней информации компании, но он не исключен и от штатных сотрудников, которых конкуренты могут «купить»;
• часто непонимание, кому и что можно доверить;
• внушительная подготовительная работа, чтобы найти аутсорсинг и прописать для него задачи.

Виды ИТ аутсорсинга

Большинство аутсорсинговых компаний готовы предложить вам разный набор услуг, в зависимости от того, что именно вам надо. Как правило, предложения сводятся к трем следующим вариантам аутсорсинга:

• ресурсный аутсорсинг (IT аутстаффинг) – вы можете на определенное время привлечь на свое предприятие IT сотрудника из аутсорсинговой компании, при этом управление и ответственность за результат лежит больше на вас. Удобно, когда на предприятии надо создать локальную сеть, подключить оборудование, настроить функционирование сервера и т.д. Аутсорсинговая компания дает специалистов нужного профиля и в случае чего может быстро их заменить. Вам не надо просматривать резюме и брать в штат сотрудника, тем более что понадобится он на короткое время, а потом можно перейти к следующей форме IT аутсорсинга;
• функциональный (сервисный) аутсорсинг – делегирование некоторых ИТ задач, при этом часть функций выполняется сотрудниками самой компании. Например, на аутсорсинг можно отдать обслуживание принтеров или серверов компании, а ПО будет заниматься собственная ITслужба. Наиболее удобный и распространенный вариант взаимодействия;
• стратегический (комплексный) – передача всех IT-задач на аутсорсинг. Вы можете полностью сосредоточиться на своем бизнесе, не думая о совершенствовании, масштабируемости и производительности всей IT структуры. Чтобы контролировать действия специалистов аутсорсера, в договоре прописываются все аспекты юридической и финансовой ответственности за качество и безопасность предоставляемых услуг.

Аутсорсинг можно классифицировать и по другим критериям (на схеме ниже, особенности каждого понятны из названия).

Что можно отдать на аутсорсинг, а что не надо?

Если в ваших планах передать часть функций на аутсорсинг, то пусть это будут рутинные задачи, например:

• техподдержка – сотрудники компании будут сигнализировать о неполадках, а IT-аутсорсинг устранять их;
• SaaS услуги – аутсорсинговая компания разворачивает необходимые программы на своих вычислительных мощностях, обслуживает все это, а клиенту предоставляет доступ. Это удобнее, быстрее и дешевле для компании. К тому же, всегда можно посмотреть активность сотрудников в определенных программах, настроить уровень доступа и легко подключить новых сотрудников;
• создание и обслуживание сайта компании;
• обслуживание серверов;
• обслуживание сетевого оборудования, периферийных устройств и специализированного оборудования;
• и некоторые другие аспекты управления ИТ-инфраструктурой.

Если в компании есть своя ИТ служба, то внутри предприятия лучше оставить критические процессы, которые для каждого свои. Это ключевые бизнес-процессы компании, которые намного лучше знакомы своим специалистам, которые знают все про компанию, могут быстро и выгодно для своего бизнеса реагировать на изменения.

Как выбрать ИТ аутсорсинг?

От правильно работающей ИТ инфраструктуры зависят практически все сферы деятельности бизнеса. Стоит упасть серверу или не работать какой-то программе или сайту, как вся работа просто останавливается. Сейчас кого-то, наверное, обдало холодным потом. Именно поэтому если уж и решили отдать ИТ сферу или часть задач на аутсорсинг, то исполнителя надо искать вдумчиво. Учитывайте:

• опыт работы в сфере;
• отзывы;
• гарантии и обязательства, которые дает исполнитель;
• штат сотрудников;
• цена не может быть низкой, если речь идет о качественных услугах.

Что такое SLA (Service Level Agreement)?

С выбранной компанией подписывается контракт — Service Level Agreement (SLA), соглашение об уровне предоставления услуг. В нем прописываются все детали:

• какие задачи вы делегируете;
• сроки выполнения работ;
• ответственность исполнителя и санкция в случае невыполнения обязательств.

На этапе создания и подписания этого контракта надо быть особенно внимательным, прописать права и обязанности сторон, чтобы сотрудничество было выгодным и приятным.

Если вы все еще не можете решить, что же лучше – своя IT служба или аутсорсинг, то ознакомьтесь с таблицей ниже, но все же для многих руководителей одним из важнейших факторов остается цена, а аутсорсинг для того и нужен, чтобы снизить стоимость услуг, но при этом дать клиенту максимально квалифицированную поддержку.